Navigation:  CONVERSION > Conversion d'un classeur en base d'ouvrages

Une base modèle transmet à la base à créer ses champs libres insérés. Le champ natif Unité peut aussi être hérité et s'ajouter aux 5 champs de base.

QDV7 Converter assure automatiquement les phases 1, 3 et 4 du processus de conversion d'une feuille de tableur en fichier grp :

La phase 2 peut être manuelle ou assistée.

QDV7 Converter présente deux volets dont la séparation peut être déplacée :

▪un volet droit pour la table ; la troisième ligne peut être utilisée pour remplir des colonnes supplémentaires à l'aide de formules

▪un volet gauche pour un tableau qui liste les champs identifiés du modèle et la clé de structuration (index en option).

Chaque volet a son focus. Les deux focus se suivent : pour sélectionner une colonne, vous pouvez soit cliquer dessus à droite (ou utiliser les touches  ← et →), soit cliquer sur le champ correspondant à gauche (ou utiliser les touches ↑ou ↓).

 

Ouvrir

Cliquer sur Fichier>Ouvrir : dans la boîte de dialogue, sélectionner Base d'ouvrages.

Sélectionner le fichier de tableur : QDV7 Converter ouvre dans le volet droit le fichier surmonté de deux lignes vides.

 

Il est possible de saisir de nouvelles valeurs soit dans le Convertisseur, soit dans Excel en cliquant sur Editer avec Excel; les deux versions peuvent être ouvertes simultanément ; les changements faits dans Excel passent dans le Convertisseur quand le fichier xls est fermé.

Pour insérer une nouvelle ligne, sélectionner la ligne qui la suivra/précédera, cliquer sur Accueil>Editer>Insérer et sélectionner Insérer ligne avant/après.

Pour insérer une nouvelle colonne, sélectionner la colonne qui la suivra, cliquer sur Accueil>Editer>Insérer et sélectionner Insérer colonne.

Pour élargir ou rétrécir les colonnes, cliquer sur Accueil>Editer>Format>Largeur de colonne.

Pour réorganiser les feuilles dans le classeur ou en masquer certaines, cliquer sur Construire>Sélectionner les feuilles.

 

Outil : barre Construire

Identifier les colonnes

Cliquer sur Construire>Sélectionner modèle et sélectionner une base grp.

Pour démêler les colonnes d'ouvrage et les colonnes d'article et mettre en correspondance les colonnes avec les champs du modèle :

1.Faire un clic droit dans une cellule A1, B1 ... et sélectionner Définir la colonne ouvrage OU faire un clic droit dans une cellule A2, B2 ...  et sélectionner Définir la colonne article (alternatives : double clic et menu Identification>Attribuer colonnes à ouvrage/articles) : une boîte de dialogue Sélectionner la colonne apparaît

2.sélectionner un champ (pour voir plus de champs, cocher la boîte Voir toutes les colonnes à mapper) et cliquer sur OK : son nom s'inscrit en en-tête et dans le volet gauche

3.répéter pour les autres colonnes ; il est possible d'identifier de nouvelles colonnes et de traiter différemment plusieurs feuilles

Pour accélérer l'étape 2, préselectionner les champs dans le gestionnaire de colonnes : faire un clic droit sur la ligne et selectionner Afficher par défaut dans le convertisseur.

 

Le volet gauche ne montre par défaut que les colonnes Champ et Type de données (avec les nombres maximum de caractères). Pour afficher Colonne source et Importe champ, faire glisser la bordure verticale.

Si une ligne possède une référence ouvrage et une référence article, elle apparaîtra aux deux niveaux car la référence sert à identifier les lignes.

Pour supprimer une identification, à l'étape 2 sélectionner "annuler l'identification pour cette colonne".

 

Pour assister l'identification :

1.Sélectionner une ligne d'en-tête dans la feuille (ligne 3 dans l'exemple)

2.cliquer sur Identification>Identifier colonnes avec la ligne sélectionnée

3.confirmer dans le message : QDV7 Converter force l'identification des colonnes dont le libellé coïncide avec le nom d'un champ

 

Pour l'identification assistée, ne pas utiliser d'abréviation dans la ligne de référence : la coïncidence doit être parfaite.

 

Pour supprimer toutes les identifications d'une feuille, cliquer sur Identification>Effacer le mappage.

Pour utiliser un fichier de Paramètres de conversion QDV, voir ci-après.

Le champ Référence d'ouvrage est indispensable ; d'autres peuvent l'être en plus selon le comportement attendu de la base (voir Changer le comportement d'une base). Cliquer sur Identifier et changer d'option au besoin ; l'option choisie est rappelée dans le volet gauche.

Autres champs :  

▪Importer toujours, Gras, Italique, Souligné : Y pour Oui, tien ou n'importe quoi d'autre pour Non

▪Valeur de couleur acceptées : Blue, Green, Orange, Pink, Purple, Red, Yellow.

 

BASE SOURCE

Les champs Base source et Chemin N° servent à tester, dans la phase de vérification, la présence de la référence article dans la base de données spécifiée. Exception : Chemin 0, qui signifie que la base se trouve dans le même dossier que la base d'ouvrages cible.

Un résultat négatif se traduit :  

▪à la vérification, par des avertissements (couleur orange)

▪à la construction, par des messages dans la base de données (si l'on demande de remplir aussi la liste d'articles).

 

CHAMPS ETENDUS

Il concerne les colonnes articles et permet de définir en avance des champs absents du modèle.

Le nom du champ deviendra le nom de la colonne supplémentaire et la valeur dans la cellule la valeur de l'article en référence. Voir Remplir les champs de la liste des articles.

Comme l'identifiant recevra automatiquement le préfixe /, on peut saisir la désignation d'un champ déjà dans le modèle.

 

Vérifier les lignes

QDV7 Converter vérifie les formats aux intersections des lignes avec les colonnes identifiées.

Pour vérifier la conformité des données importées au regard du format des champs, réaliser les opérations suivantes, au moins l'étape 3 :

1.Sélectionner en colonne A la cellule des lignes à exempter et cliquer sur Identification>Exclure la ligne : la cellule se remplit d'une croix rouge

2.pour annuler l'étape 1, sélectionner en colonne A la cellule des lignes à croix rouge et cliquer sur Identification>Inclure la ligne : la cellule perd sa croix rouge; pour retrouver la couleur verte, cliquer sur Construire>Contrôler seulement

3.cliquer sur Construire>Contrôler seulement ; répondre Oui pour autoriser la conversion malgré les erreurs : un rapport de validation apparaît et la colonne A des lignes valides se remplit de vert.

 

Légende de la colonne A :

 

*Si la base source et le numéro de chemin ne correspondent pas, le message ARTICLE DATABASE NOT FOUND apparaît à la place de la Description

Si la référence article n'est pas dans la base source, ARTICLE  NOT FOUND apparaît à la place de la Description

Si le numéro de chemin n'est pas défini, le message VIRTUAL ARTICLE DATABASE apparaît à la place de la Base source

 

Chaque fois que l'identification des colonnes est modifiée, les résultats de vérification sont effacées.

 

Construire

Pour inhiber l'insertion de certaines colonne identifiées, décocher la case Importe champ à gauche. En outre, ceci exempte ces colonnes de la vérification.

Pour créer la base dans QDV7 :

1.Cliquer sur Construire>Contrôler et construire : le sélecteur de bases s'ouvre (voir Définir et ranger les bases)

2.sélectionner le répertoire dans la liste déroulante

3.pour créer une nouvelle base, cliquer sur Nouveau et saisir un nom pour la base : il apparaît dans  le répertoire

4.cliquer sur Ouvrir ; ajouter/actualiser/supprimer articles ou remplacer la base, si elle existait déjà.

Il vous appartient de limiter la mise à jour aux ouvrages ou de faire remplir aussi

▪la liste d'articles

▪le fichier Excel ; pour les bases d'ouvrages SQL Server, les articles dont le Chemin N° est 0 sont marqués avec ‘Base article introuvable’ dans la colonne dont l'identifiant est ArticlesDescription

 

Si la Description est identifiée pour les ouvrages et les articles, QDV7 Converter affecte la valeur à l'ouvrage, chaque fois que la ligne possède une référence d'ouvrage (voir l'image précédente).

 

Pour enregistrer le classeur et l'identification des colonnes, cliquer sur Fichier>Enregistrer.

 

Procédure supplémentaire pour construire une base indexée

Elle concerne le niveau supérieur (ouvrages).

 

L'indexation est décrite en Indexer une table (arborescence). Pour ne PAS faire apparaître le code dans la structure, cocher la case Cacher le code soit dans le ruban (menu Définir), soit dans la boîte de dialogue.

Deux colonnes spéciales sont nécessaires :

▪la colonne qui contient les racines de la colonne clé ; elle doit être identifiée comme Structure code

▪la colonne qui contient les descripteurs ; elle doit être identifiée comme Structure description

Ces colonnes peuvent se trouver dans une autre feuille que les autres champs.

Exemple à un seul niveau :

 

Deux étapes sont nécessaires (1-2-3 et 4-5-6) :

1.En plus, identifier ces colonnes spéciales comme Code structure  et Description structure

2.pour spécifier la clé d'index, cocher l'item désiré Construire>Identifier>Structure basée sur ...  

3.contrôler et construire la nouvelle base ; ceci crée l'index, mais pas les articles

4.supprimer l'identification des colonnes spéciales ("annuler l'identification pour cette colonne")

5.s'il y a plusieurs niveaux dans l'arborescence, exclure les lignes qui ne décrivent pas des articles  

6.reconstruire et sélectionner Ouvrir, puis Mettre à jour ; ceci remplit la base.

 

Le message "La clé donnée était absente du dictionnaire" signifie qu'une valeur de la clé n'est pas définie ou que les colonnes d'indexation ne sont pas correctement placées.

Si le champ Structure code marché est identifié, il remplace le champ Code structure (toujours requis). Ceci se traduit par un index du type: Structure code marché-[Description structure].

 

Paramètres

Pour enregistrer les paramètres du fichier courant, cliquer sur Construire>Enregistrer paramètres et choisir un nom.

Le fichier Paramètres d'extension .qdvconvert comporte outre les formules éventuelles :

1.Après la sélection du modèle, le chemin complet vers le modèle

2.Après l'identification, en plus l'identification de chaque colonne, y compris la valeur de la case Importe champ et les champs étendus possibles, ainsi que celle de la bascule Cacher le code dans la structure

3.Après exclusion, en plus le numéro des lignes exclues.

 

Pour charger des paramètres :

1.Cliquer sur Construire>Charger paramètres et sélectionner un fichier .qdvconvert

2.cliquer sur Construire>Identification>Charger le mapping et sélectionner à nouveau le fichier .qdvconvert ; si le classeur a plusieurs feuilles à traiter différemment, faire la sélection dans les boîtes de dialogue qui apparaissent ; les en-têtes de colonnes et le volet gauche se remplissent en conséquence

3.si le classeur a plusieurs feuilles dont certaines n'ont pas été cochées, pour y remédier, cliquer sur Construire>Identification>Copier vers les feuilles

 

NOTA

Le nom en haut et dans la barre des tâches s'allonge au fur et à mesure des opérations:

- Après ouverture :  -[<chemin et nom de fichier de la feuille>.<extension> (Modèle :)] où le chemin est C:\Utilisateurs\<nom utilisateur>\AppData\Local\Temp\QDVTempFilesMain.

- Après sélection du modèle :  -[<chemin et nom de fichier de la feuille>.<extension> (Modèle :<nom du modèle>.grp)]

- Après enregistrement, le nom par défaut est :  -[<chemin et nom de fichier de la feuille>.<extension> (Modèle :<nom du modèle>.grp) (Avec mapping)]