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Cas d'utilisation

Un projet peut être divisé en plusieurs lots, chapitre par chapitre ou poste par poste, assignés à divers propriétaires (membres d'équipes, sous-traitants, etc). Ceci crée des sous-devis enfants ou fichiers esclaves. Le devis principal est appelé parent ou fichier maître. Le maître d'œuvre ne fait pas d'affectation pour les lots qui lui incombent.

La décomposition peut répliquer la hiérarchie d'une société (Organization Breakdown Structure) :

Le plancher est le niveau parent, où l'on décompose les items (1), le niveau supérieur est celui des enfants, où les items enfants sont chiffrés (2).

La consolidation se fait dans le fichier maître (pulling en 3), à tout moment, sans attendre que les propriétaires aient fini. Ceci permet de faire un état financier tout au long du processus d'estimation.

Le fichier maître peut aussi être utilisé directement pour les études.

Sous-traitance : chaque devis enfant repose sur son propre environnement. Il est souvent souhaitable que le maître d'œuvre ne voit pas les détails fournis dans les devis des sous-traitants. Par suite le Partage en transparence partielle.est une option à envisager.

 

Implémentation

GENERER DES SOUS-WBS

Au niveau principal, le WBS contient une colonne Propriétaire utilisée pour assigner le poste de la ligne à un sous-traitant ou à un chef d'équipe. Ceci constitue une clé pour générer plusieurs sous-WBS qui héritent de la décomposition en postes. Dans un WBS dérivé, les sous-postes peuvent être assignés à d'autres propriétaires que le chef d'équipe dans un processus itératif.

Avec l'option Pas de transparence, il est nécessaire de créer des champs libres pour les minutes dont les colonnes partagées par tous les devis contiennent les données transmises par les propriétaires au chiffreur principal. Se reporter à Créer des champs libres à comportement personnalisé.

 

CONSOLIDATION

Les données sont importées des sous-devis et fondues dans la trame du devis maître. Le classeur d'environnement du devis maître reste vide.

En transparence : les minutes, y compris les fichiers incorporés dans les lignes, sont consolidés. Les totaux WBS sont calculés.

Sans transparence : les valeurs de la colonne partagée apparaissent. Le chiffreur principal doit déterminer ses propres prix de vente à partir de ces valeurs.

Dans le WBS, les valeurs d'un sous-devis enfant écrasent celles du parent ; dans les colonnes de type 1 (voir Types de colonne), QDV7 fait en sorte que les valeurs soient égales à celles du parent (si une valeur est définie).

 

Procédure

Outil : barre Automatismes, groupe Collaboration>Partage

Soumis à un paramètre de sécurité (Partage)

Principales étapes (dans cet exemple, on doit créer 2 propriétaires) :

Nul besoin de synchroniser les parties gauche et droite.

Détails en transparence complète (exemple avec 2 sous-traitants) ; pour une transparence partielle, voir Partage en transparence partielle. Une des Variables globales reflète ce choix.

1. TACHES DU CHIFFREUR PRINCIPAL

1.Lister toutes les personnes ou sous-traitants responsables d'un poste/chapitre (voir Annuaire des propriétaires) ; si l'on veut que le propriétaire déclare que son devis est prêt à être importé, cocher la case Protégé ; ne pas ajouter le nom du chiffreur principal

2.dans le gestionnaire de champs WBS, ajouter au moins le champ Propriétaire (voir Champs libres) : la colonne Propriétaire apparaît à la droite du WBS

3.dans cette colonne, faire un double clic sur la cellule et sélectionner un nom dans la liste des utilisateurs (étape 1) ; ceci assigne le poste à ce propriétaire ; une sélection au niveau chapitre se répercute sur les postes rattachés. La sélection apparaît aussi dans les minutes ; pour cela, insérer la colonne Propriétaire WBS (voir Champs libres) ; la colonne Date de fusion WBS peut aussi être insérée

 

4.enregistrer le devis, appelé devis parent

5.pour créer les devis pour les propriétaires, cliquer sur Créer fichier pour ..., sélectionner le propriétaire (sélection multiple possible) et, s'il n'est pas prédéfini dans l'annuaire des propriétaires, indiquer le dossier de destination. Le nom du fichier enfant dans le répertoire spécifié est : <Nom du parent> {Nom du propriétaire}#<rang de création>

 

NOTA

- Si vous affectez un propriétaire à une branche, QDV7 l'affecte à tous ses descendants. Tout changement dans ses enfants efface le propriétaire du parent.

- En transparence complète, le chiffreur principal peut déclarer tous les propriétaires à utiliser aux divers niveaux. Pour transmettre ceux qui ne sont pas utilisés au premier niveau et les Chemins propriétaire définis en Annuaire des propriétaires, il/elle doit cocher la case "Exporter tous les propriétaires dans l'enfant". Celui-ci pourra remplacer son nom dans la colonne Propriétaire par celui d'un propriétaire non utilisé au premier niveau.

- Syntaxe de la colonne Fichier source : <nom du devis principal>{<nom de propriétaire>}#<rang de création>.qdv<[nom de propriétaire]>

- Merge ID : identifiant de chaque ligne WBS apès import.

 

Diverses options permettent au maître d'œuvre d'autoriser les sous-traitants à :

▪créer des sous-tâches

▪changer les quantités du WBS

▪saisir des Prix forcés dans le WBS

▪changer la partie WBS détenue (exception : suppression de ligne):

▪ modification de item, description, unité, quantité et prix de vente forcés

▪ modification d'autres champs du WBS (champs libres, champs pour langue, champs WBS définis dans le gestionnaire de champs)

▪ insertion/suppression de lignes

▪ modification du format de la description

▪ modification des coefficients de marché pour les marchés au bordereau

NOTA La protection éventuelle par mot de passe du parent n'est PAS héritée.

 

2. TACHES DU PROPRIETAIRE SUR SON PROPRE FICHIER

1.Obtenir et ouvrir le devis enfant correspondant

2.saisir dans le classeur d'environnement les ID utilisés par les minutes. Le cas échéant, importer ses paramètres maison (définitions de colonnes, environnement) via Automatismes>Importer paramètres, et le bouton Ajouter source :

3.cliquer sur l'icône Recalculer tout dans le coin inférieur droit

4.saisir les coûts dans la vue des minutes (la première colonne apparaît en orange quand une ligne appartient à d'autres propriétaires) et, le cas échéant, les facteurs et taux dans le classeur d'environnement (les champs libres avec formule et les tâches du Gantt ne peuvent pas être modifiées)

5.recalculer, cliquer sur Partage>Déverrouiller le fichier pour le parent (si la case Protégé a été cochée dans la liste des noms des propriétaires ; sinon, Verrouiller ... s'affiche ; alternative : cliquer l'icône cadenas dans le coin inférieur droit) et fermer le fichier ; enregistrer le fichier.

NOTA

- La disposition est celle du devis source, mais, pour les non administrateurs, le formattage est enlevé. Par suite, un utilisateur voit les colonnes comme un administrateur, dans la mesure des droits dont il dispose.

- La même monnaie doit être utilisée dans les divers devis

- Ne pas confondre cette protection rudimentaire avec la protection par mot de passe mentionnée en Fermer le devis et comprimer le fichier ; en l'absence de transparence, transmettre l'éventuel mot de passe au chiffreur principal

- Utiliser les Glossaires pour coller des branches, postes ou minutes.

 

3. TACHES DU CHIFFREUR PRINCIPAL

1.Obtenir le devis enfant et le mettre dans le répertoire courant

2.sélectionner le menu Importer devis à partir de

3.sélectionner le propriétaire : le chemin du fichier de destination par défaut s'affiche le cas échéant

4.pour les enregistrer dans un (autre) fichier, cliquer sur Parcourir et sélectionner le fichier

5.cliquer sur Importer ; si elle existe, QDV7 fusionne la base du devis enfant et la base du devis parent.

RESUME (pour deux propriétaires ; les étapes pour U2 sont similaires à celles pour U1)

Pour empêcher la modification du contenu d'une colonne WBS (colonne libre ou colonne spéciale dédiée au partage) par un enfants, décocher la case "Devis partagé" via le menu contextuel Propriétés.

Pour afficher les prix de vente totaux, créer un champ supplémentaire à l'aide du gestionnaire de champ avec l'attribut Afficher dans les totaux mis à Somme.

6.à tout moment, vérifier la dernière date de création dans la table Nom des utilisateurs ou avec la colonne spéciale Date de fusion dans le WBS ou la colonne éponyme dans la vue des minutes.

 

NOTA

- Pour afficher les fichiers sources (des prix), insérer la colonne spéciale correspondante dans le WBS ; ils apparaissent avec la syntaxe <Nom du parent>{Nom du propriétaire}.qdv [Nom du propriétaire]#<rang>

- Pour filtrer un récapitulatif en fonction des utilisateurs, voir Récapitulatif

- Après import, un fichier parent est créé dans un répertoire temporaire (<nom utilisateur>AppData>Local>Temp>QDVTempFilesMain): <Nom du parent> {Nom du propriétaire} #1.

- Les champs Uniques sont décrits en Créer des champs libres à comportement personnalisé. A l'import d'un enfant, le comportement dépend de l'option sélectionnée dans la boîte de dialogue "Support d'unicité" :

▪Prendre le champ unique à partir du devis parent (option par défaut)

▪Prendre le champ unique à partir du devis parent s'il existe. Sinon le prendre à partir du devis enfant : ceci ouvre la possibilité de prendre les valeurs du champ dans le premier enfant importé ; cette valeur est conservée tant que cette option est sélectionnée

▪Prendre le champ unique à partir de l'enfant (déconseillé) : le risque est que les champs présents dans le parent soient écrasés par un enfant, alors que celui-ci n'est pas propriétaire des tâches correspondantes

Pour éviter l'affichage répété de cette boîte de dialogue, cocher, à la première apparition, la case Appliquer la réponse à toutes les opérations.

 

Partage des postes et diagramme de Gantt

Conditions :

▪le propriétaire de la tâche du WBS doit avoir l'exclusivité sur une/des tâches du planning ; définir celles-ci en conséquence

▪le devis est partagé en transparence complète.

Ci-après, les numéros d'étape reprennent le numéro d'étape principale et le numéro d'étape secondaire donnés ci-avant.

Etape 1.3 : dans le devis parent, saisir en plus le propriétaire dans le planning et les tâches du Gantt dans la vue des minutes ou le WBS.

Etape 1.5 : choisir une option de report dans le devis enfant (Exporter ...) ; .

▪si le chiffreur principal enlève l'option Edition du planning autorisée, le propriétaire ne pourra pas utiliser le menu contextuel Editer le poste (mais il pourra sélectionner des tâches du Gantt)

▪les postes associés de la dernière option sont les tâches qui exercent des contraintes selon Planning.

Etape 2.4 : définir en plus l'étendue temporelle de la tâche(s).

 

A l'import d'un devis en transparence complète, il peut arriver qu'une tâche du Gantt disparaisse.

Ceci peut arriver quand deux conditions sont réunies :

▪le Gantt est contrôlé par le WBS

▪il n'y a pas de tâche du Gantt affectée à la branche parente de la tâche complétée.

 

NOTA Les groupes du planning sont reportés quand ils contiennent des tâches exportées, ou quand ils sont affectés au propriétaire concerné.

 

Génération à deux étages

Par récursion, le processus peut être répété : dans un devis enfant, on peut réassigner la colonne propriétaire à un propriétaire de second rang. La colonne affiche alors la généalogie complète.

Dans le devis petit-fils, SYS_NameOfChild et SYS_NameOfParents sont les noms des propriétaires des devis petit-fils et enfant respectivement.

En transparence complète, la colonne Propriétaire du devis Parent après import affiche la généalogie complète.