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Option Organisation (Chapitrage des minutes)

Alors que l'onglet Répartition définit la ventilation par colonne, l'onglet Organisation, facultatif, définit la ventilation par section de lignes (chapitre).

Pour générer un devis structuré en chapitres de type matériel ou de type champ libre (à la façon d'un état de type Nomenclatures groupées par identifiant de type matériel, mais à un niveau supérieur et sans fusionner les lignes) :

1.Cliquer sur l'icône ; ceci ouvre la fenêtre Chapitres  

2.cliquer sur + ; ceci fait apparaître deux zones

3.sélectionner une ligne de titre de chapitre dans le modèle après la ligne de référence et cliquer sur l'index ► ; si un libellé préexiste dans le modèle, il s'affiche et peut être modifié  

4.au besoin, recommencer les étapes 2 et 3 (on peut laisser des lignes de séparation en plus de la ligne de remplissage)

5.cliquer sur Sauver

6.sélectionner le libellé dans la liste déroulante

7.sélectionner une ou plusieurs ressources (avec Ctrl)

8.cliquer sur ↑ pour la/les transférer.

 

NOTA

- Si une minute possède uniquement un identifiant de type Main d'œuvre (ou un autre jeu), elle sera rangée dans la partie Non affectés (en tête)

- On peut ranger certaines lignes dans le chapitre "Non pris en compte" sur la base des valeurs dans certaines colonnes.

 

Si des "Colonnes supplémentaires de Minutes" ont été définies dans l'onglet Paramètres, elles sont proposées dans le chapitrage, sous le nom MEDx (Minute Extra Data), pour inclure les minutes qui ne contribuent qu'à travers une colonne supplémentaire. Une minute ne sera incluse que si la valeur dans cette colonne n'est pas nulle.

Ordre de prise en compte en cas de contributions multiples :

1.chapitre désigné par la première colonne supplémentaire

2.chapitre désigné par la seconde colonne supplémentaire

3.chapitre désigné par un identifiant de type Matériel.

 

Voir Exemple avec colonne libre.

 

CAS PARTICULIER

Si l'on a marqué certaines minutes avec le champ spécial A approvisionner ? (voir Créer des champs libres spéciaux), il est possible de grouper les lignes où ce champ vaut X.

 

Fichier de paramètres

Pour stocker les éléments du volet à l'exception de la portée-pagination, cliquer sur le bouton Exporter dans le volet. Extension : qdvdp.

Piur les réutiliser, cliquer sur le bouton Importer dans le volet. Si l'on a changé de devis avec le bouton Délier, les données de Répartition et Organisation sont absentes ; il faut reprendre la procédure depuis le début.

NOTA Pour rafraîchir l'affectation des chapitres, cliquer sur l'icône et refermer.

 

Sélection de la portée et pagination

L'onglet Sélection définit les postes à inclure dans le devis final.

Si l'on sélectionne une branche, tous les postes sous-jacents seront rassemblés sur une même feuille.

Pour exclure une branche ou un poste déjà sélectionné, sélectionner son nom et cliquer sur Sel–.

Le nombre de branches et postes sélectionnés s'affiche dans l'indicateur Sel.

Sélectionner l'onglet Paramètres et cliquer sur Sauver.

En cas de changement de portée, pour recharger les ressources et colonnes de décomposition, cliquer sur Méta Données.

Ne pas se contenter de sélectionner la racine ; ceci bloque le traitement dès la phase 1.

 

Phase 1

Recalculer le devis.

Cliquer sur l'icône Phase 1.

L'outil applique la formule du premer algorithme en mettant les contributions aux prix de vente QDV7 dans les colonnes de décomposition.

Ceci crée les feuilles résultats. Les éventuels titres de chapitre sont écrits.

Une minute en option a pour quantité –1.

En outre, ceci remplit le bandeau des données de poste et accole un tableau au regard des minutes à la place de la Colonne à supprimer pendant la copie. La colonne COMPUTE donne les résultats de la formule (visible dans la barre de formule) après cette première itération :

Sil la colonne QDV présente une valeur anormale, recalculer le devis dans QDV7, enregistrer le et reprendre depuis le début.

Une feuille anomalie peut afficher les codes suivants :

▪DC (Different Chapter): impossible de classer une ligne de minutes dans un chapitre de l’organisation client (clés rattachées à des chapitres différents)

▪ND (No Data) : pas de données générées.

Si des cellules affichent #REF!, vérifier l'étape 7 de la préparation du modèle en QDV Distribution Tool.

On peut demander à consolider les lignes identiques, c'est-à-dire ayant les mêmes valeurs dans toutes les colonnes utilisées (Description, Unité et éventuellement les colonnes supplémentaires des minutes). Alors la première prend pour quantités la somme.

 

Phase 2

Cliquer sur l'icône Phase 2 ; la colonne de compensation et par suite la zone d'application des coefficients associée et la colonne COMPUTE se modifient pour s'approcher des valeurs QDV.

En cas d'impossibilité, on peut demander que la feuille d'anomalies <Nom de feuille modèle>.ANOMALY soit remplie. Pour passer de la feuille modèle à la feuille anomalies et inversement, cliquer sur les icônes correspondantes du ruban.

La  feuille d'anomalies contient une table qui donne pour chaque minute résentant une valeur QDV et une/des anomalie(s) le type de celle(s)-ci et un lien vers cette minute.

Types d'anomalie :

 

Pour traiter les FD des lignes de total poste, cliquer sur le bouton Résoudre dans la feuille d'anomalies ; l'outil insère une nouvelle ligne dans la feuille de résultat (une ligne par feuille) ; il

▪prend pour description par défaut ce qui est spécifié dans ruban>Paramètres>Répartition>Description par défaut pour la ligne d'ajustement

▪force la quantité à 1 (sauf si la compensation se fait sur les quantités)

▪valorise la colonne de compensation de la première formule du premier algorithme pour arriver à un Prix de vente de xxxx dans cette ligne

▪indique le total de la ligne supplémentaire dans la colonne COMPUTE du tableau adjacent

▪indique ANOM dans la colonne FORCED du tableau adjacent (la couleur de la ligne est spécifiée dans ruban>Paramètres>Répartition).

Après traitement, le libellé du bouton devient dans tous les cas Résolu.

NOTA

- Une anomalie FD peut résulter de ce que le devis n'a pas été recalculé et enregistré au début. Voir QDV Distribution Tool>section "Lier à un devis et paramétrer"

- Dans QDV7, il peut y avoir une ligne Cible dont le rôle est similaire à la ligne d'ajustement (à ne pas confondre avec la colonne de compensation).

 

Pour traiter les ISL, il faut changer de colonne de décomposition (prendre une colonne avec des valeurs suffisantes), ou choisir de compenser sur les quantités.

Quand le poste est en Mode Total, la quantité utilisée pour ajuster la quantité des minutes est la valeur native, quelle que soit la colonne WBS sélectionnée.

Autre cause : dans le mappage et la répartition des ressources suivants, supposons que l'on ait choisi de compenser sur la 1ère colonne ; les minutes 2 et 3 sont déclarées en ISL :

Solution : choisir de compenser sur la 2ème colonne.

 

Pour reprendre au départ, cliquer sur Nettoyer. Ceci supprime les feuilles créées en phase 1. Les données de QDV7 ne sont pas rafraîchies.

Reprendre une phase 2 (précédée d'une phase 1 si on a modifié la sélection).

La persistance d'anomalie n'empêche pas de passer en phase 3, mais il vaut mieux changer d'algorithme.

 

Phase 3

Cliquer sur l'icône Phase 3, saisir un nom de classeur et sélectionner une des options :

▪Classeur de base pour le client ; la barre d'état affiche "Creating the customer version"

▪Classeur de base signé électroniquement pour le client

▪Jeux de données pour les prochaines générations (base d'articles) ; mettre l'extension .base.xlsx.

 

On peut demander à consolider les lignes identiques, c'est-à-dire ayant les mêmes valeurs dans toutes les colonnes utilisées (Description, Unité et éventuellement les colonnes supplémentaires des minutes). Alors la première prend pour quantités la somme.

Si le paramètre ‘Première colonne à supprimer en phase 3’ est renseigné, toutes les colonnes à la droite de la colonne, y compris elle-même, seront supprimées. Sinon, le nettoyage se fait selon la zone de travail.

Les tableaux adjacents et le filigrane sont supprimés dans le fichier Excel du devis généré.

NOTA

- Le format d'enregistrement est xls et/ou pdf (pour première option) ; le pdf a le même nom que l'xls : un saut de page après chaque poste/branche

- Il est possible de faire plusieurs générations phase 3 successives de type différents.