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Caso práctico

Un proyecto de puede descomponer en varios paquetes, capítulo a capítulo, o partida por partida, asignados a varios propietarios (miembros de equipo, subcontratistas, etc.) Esto crea presupuestos "filiales" o archivos "esclavos". El presupuesto principal se denomina "Matriz" o archivo maestro. El contratista principal no asigna los paquetes de los que se hacen cargo.

 

La consolidación se lleva a cabo en el archivo maestro, en cualquier momento, sin esperar a que los propietarios acaben. Esto permite efectuar estados financieros a lo largo del proceso de elaboración del presupuesto.

El archivo maestro también se puede utilizar directamente para los estudios.

Subcontratación: cada presupuesto filial se basa en sus propios Gastos Generales. A menudo es deseable que el contratista principal no vea todos los desgloses proporcionados por los subcontratistas. Por tanto, merece la pena considerar la opción de una transparencia incompleta.

 

Implementación

GENERACIÓN DE SUB-EDTs

En el nivel principal, la EDT contiene una columna, propietario, usada para asignar la fila partida a un subcontratista (o a un jefe de equipo como en el ejemplo de abajo). Esa es la clave para generar varias sub-EDTs que hereden la descomposición en tareas o partidas. En una EDT derivada, las subpartidas se pueden asignar a otros propietarios en lugar de al Jefe de equipo en un proceso recursivo.

Con la opción Sin transparencia, es necesario crear un campo libre numérico cuya columna compartida por todos los presupuestos contenga los precios de venta transmitidos por los propietarios al ofertante principal. Consulte el apartado Cómo crear columnas libres con un comportamiento personalizado.

 

CONSOLIDACIÓN

Los datos se importan desde los sub-presupuestos, y se combinan o fusionan en el marco del presupuesto maestro. El Entorno de presupuesto del presupuesto matriz permanece vacío.

Con transparencia: los desgloses, incluidos los archivos en filas y los archivos incrustados, se consolidan. Se calculan los totales de la EDT.

Sin transparencia: se muestran los colores de la columna compartida. El ofertante principal debe derivar sus propios precios de venta partiendo de estos valores.

En la EDT, los valores del presupuesto filial se sobrescriben con los valores del presupuesto matriz; en las columnas de tipo 1 (Consulte el apartado Tipos de Columnas), QDV7 se asegura de que los valores son equivalentes a aquellos que figuran en la sección matriz (si se define un valor).

 

Procedimiento

Seleccionar: barra Automatización, grupo Colaboración>Compartir

Sujeto a parámetros de seguridad.

Requisito previo: desactivar la opción Base de datos del presupuesto. Consulte el apartado Opciones de cálculo.

Pasos principales:

1. Partidas del ofertante principal:

1.En la EDT, prepare un listado de las personas o subcontratistas a cargo de una partida/capítulo (Consulte el apartado Libro de propietarios)

2.Marque la casilla propietario (Alternativa: en el modo Editar, añada una columna especial propietario en el lado derecho de la EDT; Consulte el apartado Cómo insertar columnas en la EDT expandida); se mostrará la columna propietario

3.En esta columna, haga doble clic en la celda y seleccione un nombre entre aquellos que aparecen en la lista de usuarios (paso 1); esto asigna las partidas a los propietarios; una selecciona a nivel de capítulo se propaga de forma descendente hasta las tareas o partidas. La selección se muestra también en los Desgloses; para ello, inserte la columna Propietario de la EDT (Consulte el apartado Cómo insertar columnas en la EDT expandida); la columna Fecha de Combinación de la EDT también se puede insertar.

 

4.Guarde el presupuesto, que recibe el nombre del presupuesto Matriz

5.Para crear el presupuesto para un propietario, haga clic en Crear archivo para..., seleccione el propietario y, si no se ha predefinido en el Libro de propietarios, la carpeta de destino. El nombre del archivo filial de la carpeta especificada es : <Nombre del archivo matriz> {nombre del propietario}

 

NOTA: ¡La opción Sin Transparencia requiere que se haya creado al menos una columna libre y que se haya compartido de forma explícita! Las columnas Extra de la EDT (Ej.: documentos y hoja de cálculos) no se comparten con los documentos filiales.

Configure el atributo Compartido del Gestor de Campos como Sí. (Consulte el apartado Cómo crear columnas libres con un comportamiento personalizado.) Esta columna contiene el precio de venta por unidad del subcontratista de una partida y llega a través de la consolidation.

Inserte la columna compartida en la EDT y en la vista de Desgloses.

Hay varias opciones que dejan contratista permitir a los subcontratistas:

▪crear subtareas o subpartidas

▪cambiar las cantidades de la EDT

▪introducir Precios forzados en la EDT

 

2. Partidas del propietario con su propio archivo filial:

1.Elegir y abrir el presupuesto filial

2.Introducir en el Entorno de presupuesto los ID de clase que se utilicen en los Desgloses. Si fuera necesario, importe los ajustes corporativos de uno de ellos (Definiciones de columnas, Entorno de presupuesto) usando la opción Automatización>Importar ajustes, y el botón Insertar fuente:

3.Haga clic en el botón Calcular todo de la esquina inferior derecha

4.Rellene los costes en los Desgloses y, si es necesario, los coeficientes e índices del Entorno de presupuesto (los campos libres con fórmula y Tareas de Gantt no se pueden editar)

5.Si no hay transparencia, cree una fórmula en el Gestor de Campos para el campo compartido de modo que este campo contenga el precio de venta por unidad

6.Calcule, guarde y cierre el archivo

 

3. Partidas del ofertante principal

1.Tome el presupuesto filial y póngalo en la carpeta actual

2.Importe los datos desde el presupuesto filial usando el menú Importar datos de:

3.Seleccione el propietario; el archivo destino por defecto se muestra si se ha predefinido la ruta

4.Para almacenar los datos en (otro) archivo, haga clic en Examinar… y seleccione el archivo

5.Haga clic en Importar

NOTA:  Con la opción Sin transparencia, las secciones importadas de los desgloses se reducen a una fila con "importado de <Nombre del propietario> el <Fecha de la combinación de datos>" para la Descripción y 1 para la cantidad y la columna compartida (sh en el ejemplo abajo) se rellena con los totales procedentes de los presupuestos filiales. Esta columna NO se puede visualizar en la EDT, en el Entorno de presupuesto ni en un Informe de la EDT.

Para mostrar los precios de venta totales, cree un campo extra usando el Gestor de Campos con el atributo Mostrar en totales configurado con la opción Suma.

6.En cualquier momento, confirme la última fecha de emisión en la tabla Gestión de usuario o con la columna especial Fecha de combinación de la EDT o la misma columna de los Desgloses

 

NOTAS

- Para mostrar los Archivos de Origen (de precios), inserte la columna especial correspondiente en la EDT; se muestran como <Nombre del archivo matriz>{nombre del propietario}.qdv [nombre del propietario]

- Para filtrar un Resumen según los usuarios, consulte el apartado Resumen

- Tras la importación se crean dos archivos matriz en una carpeta temporal (en Vista: <Nombre de usuario>AppData>Local>Temp): <Nombre del archivo matriz> {Nombre del propietario}_Consolidated1{} y <Nombre del archivo matriz> {Nombre del propietario}_Consolidated {frmShareEstimate}

- Recursividad: un presupuesto filial, en cambio, puede tener usuarios y presupuesto "nietos" o filiales de un presupuesto filial (en transparencia plena); las etiquetas de archivo serán {Nombre del propietario filial}{Nombre del propietario nieto o filial del filial}

 

Función Compartir Partidas y Diagrama de Gantt

Las partidas y Tareas de Gantt se introducen en el presupuesto matriz.

Cuando se importa un presupuesto con plena transparencia puede suceder que una tarea de Gantt desaparezca.

Esto puede suceder cuando dos condiciones coinciden:

▪El diagrama de Gantt está controlado por la EDT

▪La sección matriz de la partida o tarea que debe suplementarse no tiene asignada ninguna Tarea de Gantt